Путь новичка step by step: онбординг начинается до первого рабочего дня
Мы советуем расширить незримые границы онбординга и начать путь новичка сразу после подписания оффера. Согласно нашим наблюдениям, первый день в новой компании обычно самый волнительный, из-за чего многие новые сотрудники чувствуют сильный стресс. Делимся вариантом, как сделать работу более комфортной – мы заранее направляем ссылку на наш ТГ-канал, где будущий сотрудник знакомится с нашей корпоративной культурой, оценивает работу команды, находит общие увлечения и ценности. Новички высоко оценили такой подход, им нравится возможность «подсмотреть» за будущими коллегами и подготовиться к первому рабочему дню.
Первый день
После подписания кадровых документов вручаем новому члену команды welcome pack с офисными принадлежностями и обязательной коробочкой конфет, чтобы создать прекрасный повод для дружеского знакомства с коллегами.
Знакомство с командой проходит в зоне рабочего места новичка, а после этого лучше посвятить время изучению ознакомительных материалов. Помимо обязательных ЛНА новичку направляется Корпоративный Кодекс и ссылка на инструкции (идеально, если они сделаны в формате видео с субтитрами) по работе с системой. Обращаться за помощью к ещё совершенно незнакомым тебе людям – не всегда комфортная идея. Поэтому готовим всевозможные варианты подсказок, шаблонов, инструкций и ознакомительных материалов, чтобы новому сотруднику было удобно изучить всё необходимое самостоятельно и в то время, когда это действительно необходимо.
ВАЖНО! Подавляющее большинство руководителей стремятся нагрузить новичка работой чуть ли не в первые рабочие часы, что ещё никогда не приводило к хорошим результатам – сотрудник ещё не успел понять никаких правил и пока не готов проявить себя и выполнить задачу. Для этого вводим важное правило для всех руководителей – никаких реальных рабочих задач в первый день. Только ознакомительные материалы, изучение обстановки, знакомство с коллегами и первые встречи с руководителем и наставником.
Наставник
«Старший» сотрудник выбирается заранее, ещё до выхода новичка на работу, и проходит курс специальной подготовки к этой роли. В компаниях с чётко выстроенной корпоративной культурой быть наставником – это престижно, на такую роль очередь обычно расписана на пару месяцев вперед. Задача HR убедиться, что новичок попадёт к обученному и замотивированному старшему коллеге.
Наставник делится своим опытом, оказывает практическую помощь, консультирует по рабочим и организационным вопросам. Тем самым он помогает избежать распространенных ошибок и делает процесс адаптации еще более эффективным.
Обучение
Обучение — это не разовая акция, а постоянный процесс. Советуем предусмотреть регулярные курсы повышения квалификации, лекции и практическое обучение. Это касается всех направлений: от строителей до IT-специалистов. Для новичка стандартным и обязательным к прохождению является тренинг по работе в той рабочей системе, которую использует компания, а также тренинги по коммуникации, которые могут проводить внутренние эксперты. Также любой новый сотрудник может запросить обучение по нужной ему теме в HR-департаменте — если чувствует, что где-то он нуждается в адаптации своего накопленного опыта к действующим правилам работы в компании.
Пример из практики
Поделимся нашим кейсом, который мы реализовали без дополнительных затрат для компании, – обучение от внутренних экспертов. HR-департамент с помощью опроса выявил потребность среди линейных и middle сотрудников в приобретении прикладных рабочих навыков – работа с Excel, графиками в Project, презентациями в Power Point. Следующим шагом выявили сотрудников, которые обладают экспертными знаниями в этих и других направлениях и готовы провести обучение для своих коллег. Поощрением «преподавателю» служит корпоративная валюта или любой другой вид нематериальной мотивации (вполне подойдет корпоративный мерч или сертификат на день отгула). Далее остались лишь организационные моменты – помочь эксперту в составлении материалов, собрать группу и назначить время.
Встречи 1:1
Важнейшей частью онбординга являются встречи тет-а-тет с непосредственным руководителем. Мы рекомендуем (и отслеживаем!), чтобы эти встречи проходили не реже 1 раза в неделю в первый месяц работы новичка. На этих встречах сотрудник задаёт абсолютно любые вопросы руководителю, касающиеся процесса работы и влияющие на корректный результат, который от него ожидают. Руководитель в свою очередь погружает в специфику деятельности своего отдела и рассказывает, что важно конкретно ему. Мы не предлагаем сотрудникам роль менталистов или экстрасенсов, которые обязаны угадывать, в каком именно виде руководитель хочет видеть результат или конкретную табличку. Для этого мы обучаем самих руководителей вести открытый диалог и давать новичку максимальное количество важной информации.
Оценка результатов
После прохождения основных этапов онбординга (обычно они совпадают с окончанием испытательного срока) советуем проводить оценку результатов. Необходимо проверить, насколько успешно сотрудник освоился в компании и выполнил поставленные задачи. Для этого организовываются встречи руководителя, новичка и HR-менеджера, на которых все участники делятся обратной связью и – если есть какие-то пробелы – разрабатывают дополнительные меры поддержки.
Чат-бот: как высокие технологии помогают при онбординге
Работая с новыми сотрудниками, мы понимаем, что на первых этапах им сложно ориентироваться во всех новостях компании, а также отслеживать собственный рост. Мы проанализировали, с какими именно сложностями сталкиваются новички, и результат нас удивил: более 40% опрошенных говорят о том, что главным вызовом для них становится поиск необходимой для работы информации и что наши респонденты не хотят отвлекать старших товарищей на «банальные, несложные» вопросы. Для решения этих и других задач мы начали разработку нашего нового диджитал-инструмента для работы с новичками – это чат-бот, в котором все этапы онбординга будут учтены и упакованы в понятный и адаптивный к нашим целям интерфейс:
- AI-помощник.
- Поиск по ключевым словам.
- Автоматические опросы удовлетворённости.
- Автоматические напоминания о предстоящих мероприятиях, в том числе о встречах 1:1, план задач на испытательный срок и плановые обучения.
- Окно для обратной связи и предложений.
Результаты и преимущества
Эффективный процесс онбординга неразрывно связан с корпоративной культурой компании в целом. Можно сколько угодно уделять внимание новичкам и заботиться об их адаптации, но без вовлечения руководителей, наставников и коллег все усилия HR будут тщетны. Поэтому мы используем комплексный подход, включающий в первую очередь работу с командой, которая будет этого новичка окружать, – обучение по работе с разными поколениями сотрудников, тренинги по умению давать корректную обратную связь, обучение наставников.
Такой подход к онбордингу приносит ощутимые результаты. Сотрудники быстрее включаются в работу, чувствуют поддержку и мотивированы развиваться дальше. Это повышает эффективность всей команды и способствует достижению высоких результатов в нашем деле.
Источник: HRBazaar
